PRIVASY POLISY

個人情報保護方針

　一般社団法人北海道ＩＴ推進協会（以下、当協会）は、北海道地域の情報技術(ＩＴ)の普及発展を通して、情報社会の促進を図り、協業環境の醸成を目指すとともに、ＩＴ推進のオピニオン・リーダーとして各種情報・提言を発信し、もって地域社会に貢献することを目的に設立された法人であり、「北海道プライバシーマーク審査センター」の設立による個人情報保護の推進、ＩＴ産業の振興に関する調査研究の推進等を行っております。

　当協会は、法人としての地域社会貢献と使命達成のために実施する調査研究、ＩＴに関する普及啓発、北海道地域を対象にプライバシーマークの付与審査を行うことによりプライバシーマークの取得促進等におけるすべての個人情報をより厳正に取り扱うため、日本産業規格「個人情報保護マネジメントシステム‐要求事項」（JIS Q 15001）に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、適切に継続運用いたします。また、以下のとおり当協会の役職員等が遵守すべき行動基準として本個人情報保護方針を定め、その遵守の徹底を図ることといたします。

当協会は、すべての事業で取り扱う個人情報および役職員等の個人情報に関して、個人情報保護に関する法令、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律、国が定める指針およびその他の規範等を遵守し、適切に管理いたします。
当協会は、事業遂行のために必要な範囲内で利用目的を明確に定め、適切に個人情報の取得、利用及び提供を行います。取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用いたします。
当協会は、前項の措置により取得した個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合、および個人情報を第三者に提供する場合には、十分な保護水準を満たした者を選定し、契約等により適切な措置を講じます。
当協会は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩などのリスクに対して合理的な安全対策および是正措置を講じます。
当協会は、本人からの当該個人情報の開示、訂正、削除、利用停止等の要請及び苦情・相談に対して遅滞無く対応いたします。
当協会は、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し、改善いたします。

制定：2018年3月29日
最終改訂：2023年11月2日
一般社団法人北海道ＩＴ推進協会
会長　入澤拓也

【当協会の個人情報の取扱いに関する苦情、相談等の問合せ先】
札幌市中央区北2条西3丁目1-16　太陽生命ひまわり札幌ビル2階
一般社団法人北海道ＩＴ推進協会北海道プライバシーマーク審査センター
TEL：011-590-1109　FAX：011-207-1367　Ｅ-mail：dpjc@hicta.or.jp

個人情報の取り扱いについて

当協会における個人情報の取扱いについて以下に公表致します。

個人番号及び特定個人情報の適正な取り扱いに関して
個人情報保護管理者について
個人情報に関する苦情及び「問い合わせ窓口」について
認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先
個人情報の「利用目的」について
個人情報の「第三者提供」について
保有個人情報及び第三者提供記録の「開示等」について
個人情報の「委託」について
保有する個人情報に係る安全管理措置について
その他の事項について
当協会名、住所、及び代表者の氏名
個人情報に関する「お問い合わせフォーム」について

個人番号及び特定個人情報の適正な取り扱いに関して

事業者の名称

一般社団法人北海道ＩＴ推進協会

関係法令・ガイドライン等の遵守

当協会は、個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」）の取り扱いに関し、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（マイナンバー法）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」、並びに「個人情報の保護に関する法律」（個人情報保護法）及び各省庁のガイドラインを遵守します。

利用目的

当協会は、提供を受けた特定個人情報等を、以下の目的で利用します。

役職員等及びその扶養親族に係る個人番号関係事務

・法定調書及び源泉徴収関係事務
・退職手当等受給者別支払調書関係事務等
・社会保険関係事務及び労働保険関係事務等
・その他番号法に定める特定個人情報の提供を受けることができる関連事務等

役職員等以外の個人に係る個人番号関係事務

・法定調書及び源泉徴収関係事務等
・退職手当等受給者別支払調書関係事務等

安全管理措置に関する事項

当協会は、特定個人情報等の漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人番号の適切な管理の為に、別途「特定個人情報取扱　規程」を定め、これを遵守します。

委託の取り扱い

当協会は、特定個人情報等の取り扱いを第三者に委託することはありません。

継続的見直し

当協会は、特定個人情報等の取り扱いを継続的に見直すよう努めます。

特定個人情報等の開示等

当協会は、本人又はその代理人から、当該特定個人情報等の利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去又は第三者提供の停止の請求等があったときは、法令等に定められている場合を除き、遅滞なく対応いたします。

当協会の特定個人情報等の取り扱いに関する質問又は苦情につきましては、以下にお問い合わせ下さい。

質問及び苦情処理の窓口

当協会の特定個人情報等の取り扱いに関する質問又は苦情につきましては、以下にお問い合わせ下さい。なお担当窓口が不明な場合は、「お問い合わせフォーム」へお申し出ください。

一般社団法人北海道ＩＴ推進協会「個人情報に関する苦情及び相談窓口」
〒060-0002 札幌市中央区北2条西3丁目1-16 太陽生命ひまわり札幌ビル2
電話番号:011-590-1109、メール:dpjc@hicta.or.jp
（受付時間 9:00～17:00　土・日、祝日、弊協会指定の休業を除く）

個人情報保護管理者について

当協会は、取り扱う個人情報を適正に取り扱うため、専務理事が個人情報保護管理者と定めております。
一般社団法人北海道ＩＴ推進協会専務理事
TEL:011-590-1109

個人情報に関する苦情及び「問い合わせ窓口」について

個人情報をご提供いただいた際に明示しました担当窓口に、それぞれお申し出ください。なお担当窓口が不明な場合は、次の窓口又は「お問い合わせフォーム」へお申し出ください。

認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先

認定個人情報保護団体の名称
一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）

苦情の解決の申出先
一般財団法人日本情報経済社会推進協会認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
電話番号:03-5860-7565、フリーダイヤル:0120-700-779
【当協会の商品・サービスに関する問い合わせ先ではありません】

個人情報の「利用目的」について

当協会は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用致します。なお、個別に利用目的を通知・公表する場合には、その利用目的によるものとします。

対象	利用目的
１)セミナー等の参加者に関する個人情報	・案内を希望された方を対象に、セミナーやイベントのご案内をするため。・セミナーやイベントへの参加者との連絡、当日の参加確認、後日適したサービス等のご案内（ただし希望者に限る）のため。
２)セミナー等講師の方に関する個人情報	・セミナー等に関する連絡、情報提供、謝金支払いのため。
3)委員会等の委員の方に関する個人情報（Pマーク適格性審査会・委員を含む）	・委員会等開催にあたる、委員委嘱のため。・委員会等運営に関する連絡、情報提供、謝金支払いのため。
4)事業に関する個人情報	【プライバシーマーク制度事業】・プライバシーマーク申請事業者に対する審査のため。・プライバシーマーク制度関連に基づく事故報告対応のため。・プライバシーマーク審査員（審査員・昇格）登録支援業務のため。・プライバシーマーク制度運営に関するお知らせ等の関係者への情報配信のため。・プライバシーマーク制度普及に関するアンケート、インタビュー等及びその運営管理のため。【指定審査機関・事務局業務】・消費者の方からの対象事業者に対する苦情問合せ対応のため。・対象付与事業者への必要な情報発信を行うため。・対象付与事業者の事務（申請、変更等）手続きのため。・その他対象付与事業者の個人情報等の適正な取り扱いの確保に関し、必要な業務のため。【自主・ＩＴ推進活動】・北海道ＩＴ推進協会の運営のため。
5)当協会賛助会員制度に関する個人情報	・会員からの要望に応じた適切なサービス提供及び会員情報管理をするため。
6)当協会の理事に関する個人情報	・理事会の案内及び運営管理のため。
7)当協会情報提供を希望される方に関する個人情報	【当協会へ入職を希望される方に関して】・採用選考、及び採用に関連する連絡・情報提供のため。【当協会役職員等（退職者含む）の方に関して】・人事管理や勤務管理等のため。
8)上記以外で、当協会へお問い合わせされた皆様に関する個人情報	・問い合わせ対応、対応管理、関連資料の送付等のため

個人情報の「第三者提供」について

当協会は、次の場合を除き、保有する個人情報を第三者には提供しません。

１）本人の同意がある場合
２）法令に基づき開示、提供を求められた場合
３）人命、身体または財産の保護のために必要であって、本人の同意を取ることが困難な場合
４）利用目的達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いを委託する場合
５）国または地方公共団体等が公的な事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

保有個人情報及び第三者提供記録の「開示等」について

開示等の対象となる保有する個人情報及び第三者提供記録

当協会の保有する以下の個人情報に関して本人又は代理人は、「利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者提供記録の開示」を求めることができます。

対象	利用目的
１)セミナー等の参加者に関する個人情報	・案内を希望された方を対象に、セミナーやイベントのご案内をするため。・セミナーやイベントへの参加者との連絡、当日の参加確認、後日適したサービス等のご案内（ただし希望者に限る）のため。
２)セミナー等講師の方に関する個人情報	・セミナー等に関する連絡、情報提供、謝金支払いのため。
3)委員会等の委員の方に関する個人情報（Pマーク適格性審査会・委員を含む）	・委員会等開催にあたる、委員委嘱のため。・委員会等運営に関する連絡、情報提供、謝金支払いのため。
4)事業に関する個人情報	【プライバシーマーク制度事業】・プライバシーマーク申請事業者に対する審査のため。・プライバシーマーク制度関連に基づく事故報告対応のため。・プライバシーマーク審査員（審査員・昇格）登録支援業務のため。・プライバシーマーク制度運営に関するお知らせ等の関係者への情報配信のため。・プライバシーマーク制度普及に関するアンケート、インタビュー等及びその運営管理のため。【指定審査機関・事務局業務】・消費者の方からの対象事業者に対する苦情問合せ対応のため。・対象付与事業者への必要な情報発信を行うため。・対象付与事業者の事務（申請、変更等）手続きのため。・その他対象付与事業者の個人情報等の適正な取り扱いの確保に関し、必要な業務のため。【自主・ＩＴ推進活動】・北海道ＩＴ推進協会の運営のため。
5)当協会賛助会員制度に関する個人情報	・会員からの要望に応じた適切なサービス提供及び会員情報管理をするため。
6)当協会の理事に関する個人情報	・理事会の案内及び運営管理のため。
7)当協会情報提供を希望される方に関する個人情報	【当協会へ入職を希望される方に関して】・採用選考、及び採用に関連する連絡・情報提供のため。【当協会役職員等（退職者含む）の方に関して】・人事管理や勤務管理等のため。
8)上記以外で、当協会へお問い合わせされた皆様に関する個人情報	・問い合わせ対応、対応管理、関連資料の送付等のため

次の場合、開示に応じられないことがあります。

対象	利用目的
１)利用目的の通知	①利用目的を本人に通知し、または公表することによって本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合。 ②利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事業者の権利または正当な利益を害する恐れがある場合。 ③国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき。 ④開示対象個人情報の利用目的が明らかな場合
２)開示	①本人または第三者の生命、身体、財産、その他権利利益を害する恐れがある場合 ②当協会の業務の適正な実施に著しい支援を及ぼす恐れがある場合 ③法令に違反することとなる場合
3)内容の訂正、追加又は削除	①開示対象個人情報の内容が、利用目的からみて訂正等が必要ではない場合や誤りである旨の指摘が正しいくない場合
4)利用の停止、消去及び　第三者提供の停止	①本人または第三者の生命、身体、財産、その他権利利益を害する恐れがある場合 ②当協会の業務の適正な実施に著しい支援を及ぼす恐れがある場合 ③法令に違反することとなる場合

開示等の請求手続き

次の手続きに従って請求願います。

申請書類について（書面での申請でお願い致します）

対象	利用目的	備考
本人	①開示等申請書「個人情報開示等申請書（PDF）」 ②本人の身分を証明する書類（免許証、パスポート、健康保険証、個人番号カード（表面）等の身分証明書）のコピー	コピー代、本人確認書類の取得費等、申請に要する諸経費は、すべて申請者負担でお願いします。
代理人	①開示等申請書「個人情報開示等申請書（PDF）」 ②本人の身分を証明する書類（免許証、パスポート、健康保険証、個人番号カード等（表面）の身分証明書）のコピー ③委任状「委任状（開示等）（PDF）」 ④代理人の身分を証明する書類（免許証、パスポート、健康保険証、個人番号カード（表面）等の身分証明書）のコピー	コピー代、本人確認書類の取得費等、申請に要する諸経費は、すべて申請者負担でお願いします。

※１　本人または代理人を証明する書類に本籍地が記載されている場合、塗りつぶししていただくようお願い致します。
※２　本人または代理人を証明する書類は、当協会が入手してから３年経過後に責任をもって廃棄致します。

郵送先について

郵送先は次のとおりです。なお、直接当協会にご来訪いただいての請求書は、お受けいたしかねますので、あらかじめご了承ください。

〒060-0002 札幌市中央区北2 条西3 丁目1-16 太陽生命ひまわり札幌ビル2
一般社団法人北海道ＩＴ推進協会「個人情報に関する苦情及び相談窓口」宛
※郵送料は申請者負担でお願い致します。

手数料及び返信用切手について

手数料：無料（今後状況により、有料の可能性もあります）
返信用切手：開示等請求内容が「利用目的の通知」、又は「開示」の場合で郵送を希望するときは、以下の料金の切手を同封願います。
（郵便料金84円 + 簡易書留料金320円 + 本人限定受取郵便料金105円 = 計509円）

開示等の対応

申請書類（書面）の受け付け、及び必要書類（書面）の確認ができしだい対応し、結果（開示等に応じられない場合も含む）を申請者（本人または代理人）へご連絡致します。

開示等の請求に関して取得した個人情報の利用目的

開示等のご請求に伴いご提出いただいた申請書、本人確認書類等の個人情報は、本人確認、保有個人情報との照合、開示等のご請求に関するご本人との連絡、またはご本人との間で疑問が生じた場合の確認等、開示等のご請求への対応に必要な範囲でのみ取り扱います。

個人情報の「委託」について

当協会では、業務の一部を外部に委託することがあります。その場合、委託先の選定にあたっては十分な個人情報の保護水準を満たしているものを選定し、秘密保持契約を締結する等、委託先の適切な監督に努めます。

保有する個人情報に係る安全管理措置について

当協会は、ＪＩＳＱ１５００１に準拠した個人情報保護方針を策定し、個人情報保護規程等を整備し外的環境を把握した上で個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。
また、個人情報を取り扱うにあたり、以下の安全管理措置を講じております。

・組織的安全管理措置
個人情報保護のための体制の整備等
・人的安全管理措置
従業員に対する教育・啓発活動等
・物理的安全管理措置
個人情報を取り扱うエリアへの入退管理等
・技術的安全管理措置
個人情報へのアクセス制御、ウイルス対策ソフトの導入又は、ウイルス対策設定の強化等

その他の事項について

重要な変更やお知らせがある場合は、当協会ホームページ上でお知らせします。

当協会では、個人情報の保護図るために、または関係法令の変更に伴い、個人情報保護方針や個人情報の取扱いに関する内容を変更することがあります。

当協会名、住所、及び代表者の氏名

一般社団法人北海道ＩＴ推進協会
〒060-0002 札幌市中央区北2条西3丁目1-16 太陽生命ひまわり札幌ビル2
会長　入澤　拓也

個人情報に関する「お問い合わせフォーム」について

個人情報に関して、担当窓口が不明な場合は、次の窓口又は「お問い合わせフォーム」へお申し出ください。

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